Aquí presentamos algunos consejos de cómo enfrentar a los representantes de medios masivos para una comunicación de un incidente desagradable.

ANTES DE LA ENTREVISTA

¡Preparación, preparación, preparación! Usted debe aprovechar al máximo cada oportunidad de comunicarse con los auditorios externos durante un incidente. Si no lo hace, los medios aprovecharán al máximo cada oportunidad para destrozar la imagen de usted y la credibilidad de su compañía.

Antes de la entrevista, usted debe de ser capaz de sentirse cómodo al abordar los ocho principios que antes mencionamos. Si no es así, póngase en contacto con algún miembro de su personal de asuntos públicos para que lo aconseje y con quien puede hablar acerca de los problemas potenciales. “¿Y si no tengo un personal de asuntos públicos?” dirá usted. “¿Que puedo hacer entonces?” ¡Los siguientes pasos le pueden resultar útiles!

1. ¡Averigüe los hechos!
2. Redacte una lista de problemas y hable de ellos con el personal clave.
3. Redacte una lista de preguntas que le gustaría hacer, si usted fuera el reportero.
4. Prepare su mensaje principal. Este mensaje puede incluir dos o tres puntos. Asegúrese de que pueda responder con hechos. Haga que un servicio de una información periodística prepare la cobertura del incidente.
5. Prepárese, prepárese, prepárese. Pídale a alguien que lo interrogue y después revise sus respuestas.
6. Trate de que su presentación sea breve, incluyendo los puntos clave y los hechos fundamentales. ¡No proporcione información a voluntad!
7. Averigüe a quienes más van a entrevistar, considere los puntos de vista de esas personas y esté preparado para responder.
8. Pregunté cómo se utilizará la entrevista: ¿será independiente?,¿será parte de una serie?, ¿aparecerá en las noticias locales?, ¿en las noticias nacionales?, ¿en un documental?
9. Elimine los términos complejos, la jerga y los acrónimos. Trate de que sus respuestas sean sencillas.
10. La apariencia lo es todo. La forma en la cual lo perciben a usted es muy importante. Dependiendo de su ubicación, debe elegir con cuidado su forma de vestir. Por encima de todo, no se presente como alguien inabordable ante su auditorio, No use colores que no combinan, Y manténgase alejado de las camisas a rayas y de camisas blancas.
11. De ser posible, elija el escenario de la junta, conozca su terreno.
12. No permanezca en el lugar después de la entrevista.
13. Nunca le diga nada extraoficial a un miembro de los medios.
    1. Nunca es extraoficial.
    2. Si no se lo puede decir a su auditorio principal, probablemente lo mejor es que no diga nada.
14. Evite cualquier cosa que pudiera perjudicar su habilidad de pensar con claridad, de reaccionar con rapidez, o que en general afecte su estado de alerta.

DURANTE LA ENTREVISTA

Usted se ha preparado y ahora ha llegado el momento de la verdad. ¿Qué es lo que debe hacer? ¡Prepárese, prepárese, prepárese! Considere lo siguiente:

1. Acepte la responsabilidad. Sea honesto. Una verdad a medias es una mentira a medias. La clave es la credibilidad.
2. Piense de una manera positiva. Piense en tiempo presente. Hable de lo que usted está haciendo para abordar el incidente.
3. Escuche con cuidado. No tenga miedo de estimular las preguntas o de corregir las inconsistencias.
4. Cada respuesta será una historia en sí. Exponga primero sus puntos y después trate de defenderlos.
5. No se deje de engañar por un falso sentido de seguridad. Recuerde, nada es extraoficial.
6. Esté preparado para reenfocar las preguntas que le hacen hacer sus puntos fundamentales. No permita que los medios lo desvíen de su tema o lo arrastren a prolongados debates. No especule.
7. Hable con el auditorio, no con la cámara. Su cuerpo puede ser muy elocuente. Es fácil que el lenguaje lo haga parecer indigno de confianza.
8. No tenga miedo de decir “no los sé”. Sin embargo, si le dice a alguien que lo averiguará, hágalo y hágalo tan pronto sea posible. No tenga miedo de pedirle a alguien que le haga la pregunta de nuevo.
9. Responda a cada pregunta como si fuera la primera. La referencia a una pregunta anterior lo puede hacer parecer poco interesado, indiferente o no involucrado.
10. Controle su boca. Deje de hablar cuando haya terminado su respuesta. No trate de hablar para salir de un predicamento, sólo se confundirá y dará la impresión de que es algo menos que veraz.
11. No trate de erigir muros. Las declaraciones como “No hay comentarios”, lo hacen parecer como un individuo que no esta dispuesto a cooperar, que está ocultando los hechos.
12. Documente su conferencia. Regístrela, grábela en video o de otra forma, para asegurarse de que está en sus expedientes. Haga de esto una política permanente.

DESPUÉS DE LA ENTREVISTA

Como antes mencioné, una vez que ha terminado la entrevista, retírese. ¡Tiene mucho trabajo que hacer! Además, los medios tratarán de continuar con el proceso de la entrevista, de una manera informal. Usted siempre debe tratar de corregir cualesquiera errores reales que cometan los medios. Por último, revise las cintas, las grabaciones, etc y póngase en contacto con su servicio de recortes de periódico para obtener tanta documentación como sea posible, con el fin de revisarla y criticarse a usted mismo.

Fernando Ralero tiene más de 15 años trabajando en consultoría, habiendo asesorado a más de 40 empresas en 8 países. Es creador del concepto de Integración Estratégica Comercial y estructuró el actual Modelo de ADV de Administración de Crisis. Actualmente es Director de ADV consulting.