No se puede hablar de acuerdos sin que haya comunicación. Y para que se lleve a cabo esta comunicación (al menos el tipo de comunicación dentro de una empresa que tiene como fin establecer acuerdos) debe haber un intercambio de mensajes, principalmente bajo la forma de palabras: tradicionalmente, dos o más personas se reúnen físicamente para tratar algún tema, compartir ideas, concertar acuerdos…

Para muchas empresas que tienen operaciones en varias localidades, la eficiencia en la comunicación es un elemento crucial para una buena ejecución de sus actividades, máxime cuando se trata de llevar a cabo reuniones, que requieren la participación de varias personas provenientes de distintas sedes, en las que se van a tomar decisiones que puedan afectar el rumbo de la compañía. La comunicación, entonces, debe ser continua y fluida. Sin duda, la manera ortodoxa y más transparente de establecer esa comunicación en miras de establecer convenios, es realizando juntas presenciales, en donde los implicados asisten físicamente y se acomodan alrededor de una mesa para tomar un café y platicar con calma de ciertos temas agendados. Esto implica costos: tiempo y dinero. Vuelos, hospedajes, viáticos, renta de locales, tiempo ocioso de personal “caro” que incinera parte de su jornada laboral –o a veces toda- viajando… Y este problema económico es directamente proporcional (con un factor de proporción dependiente, entre otras cosas, de la robustez de los temas, de la personalidad de los implicados, de su capacidad para establecer acuerdos y hasta de su creatividad y brillantez para generar soluciones -un gran acuerdo sobre malas ideas, puede ser muy costoso para la empresa-) al número de asistentes requeridos a la reunión: más ideas a hilar, más tiempo, más dinero.

Ante la coyuntura actual de crisis económica –y podría decirse que hasta en una de bonanza- las empresas deben encontrar los medios para optimizar la comunicación inter-sedes, a fin de reducir los costos inherentes.

Primeramente se debe priorizar e identificar qué reuniones deben, por fuerza, llevarse a cabo de modo presencial y tratar de centralizar, en la medida de lo posible, la realización de las juntas en tiempo y lugar. Sería recomendable tal vez realizar – repito: en la medida de lo posible-, “Momentos de Acuerdo” calendarizados, para congregar al personal implicado en un centro que permita llevar a cabo la mayor parte de las reuniones. Esto obligaría a algunas empresas a tener una planeación más seria de este tipo de juntas, minimizando así las reuniones informales que podrían percibirse como un producto proveniente del bombín de algún ilusionista.

En segundo lugar, se presenta, para todas aquellas juntas de segunda jerarquía, una opción que debe ser tomada con mayor credibilidad: la tecnología para teleconferencias. Actualmente, existe un amplio abanico de opciones de alta fidelidad, que puede representar una excelente alternativa para las compañías con amplia presencia geográfica. Las opciones de video y voz van desde pocos miles de dólares (rentable en un muy corto plazo) hasta decenas de miles de esta moneda. Es claro que estas tecnologías nunca podrán sustituir la eficacia comunicativa del contacto humano, pero ante el avance de la ciencia, las alternativas serán cada vez más sofisticadas y amigables para los usuarios. Una opción para quienes quieran extender la optimización en sus empresas y deseen subirse en el vagón de la vanguardia.

Independientemente del camino que quieran tomar los líderes de la empresa para minimizar costos de comunicación, es imprescindible que se lleven a cabo acciones en esa dirección. Lo ideal: la unión de la tecnología y la buena planificación.

Ricardo Cuéllar Espino, consultor de ADV consulting, es Ingeniero Industrial egresado del École Polytechnique de Montreal, Canadá.