Es cierto que la productividad de una empresa depende, en gran medida, de que existan programas, procesos y procedimientos “óptimos” que le permitan al conjunto de empleados, tener una guía de cómo realizar de manera “óptima” sus acciones. Sin embargo, la suma de los ladrillos es lo que construye una casa, es decir, la productividad global de su empresa será, a fin de cuentas, la suma de la productividad individual de los empleados. Cada empleado tiene un sinnúmero de actividades a realizar y éste debe saber cómo organizar su tiempo para alcanzar los objetivos que se fijó.
Sin duda, ya sea a nivel profesional o a nivel personal, todos hemos sentido esa desagradable impresión de haber terminado un día o una semana sin haber conseguido siquiera la mitad de las metas trazadas. Y esto depende de la manera de utilizar nuestro tiempo, que es uno de los recursos más preciosos del ser humano (y, por extensión y de manera menos trascendente, para una empresa, en donde aquel dicho “time is Money” es ciertamente pertinente).
Para una empresa, el que su personal tenga un mejor aprovechamiento de su tiempo, le permitirá utilizar ese tiempo ahorrado en la realización de nuevos proyectos, capacitaciones o, simplemente, en momentos específicos destinados a la generación de ideas para la empresa (el modelo Google es un ejemplo).
Por eso, a continuación menciono algunos puntos, que sin ser una panacea, pueden ayudar a aumentar el uso fructífero, a nivel individual, del tiempo de los empleados, contribuyendo, por ende, a la productividad de la compañía:
• Planificar antes de terminar el día de trabajo, lo que se realizará el día siguiente: Esto consiste en escribir una simple “check-list”, primeramente, para no olvidar algún pendiente, en seguida, para evitar el esfuerzo recurrente de recordar cada asunto, además de poder tener, a golpe de vista, las actividades del día y para priorizar más fácilmente.
• Ser realista durante la planificación: Con frecuencia, al establecer objetivos, personales o profesionales, nos cargamos de actividades, que, al no poder cumplirlas, nos pueden traer un puntiagudo sentido de frustración o impotencia. Y esto a su vez, se vuelve una circunstancia contraria a la concentración, necesaria para hacer bien nuestro trabajo.
• Comenzar por lo más importante a la hora de priorizar: Alguna vez escuché la frase siguiente: “No existen las urgencias, hay estúpidos con prisa”. Sin jerarquización no puede haber organización. Y si no hay organización, terminaremos en una prensa de tiempo, corriendo, para terminar, al final del día, lo que era necesario hacer desde un inicio. La jerarquización de actividades es crucial: el ejercicio consciente para saber qué es lo más importante.
• Si una actividad puede ser realizada “rápidamente”, hacerla en el momento: Muchas veces nos llenamos la canasta con mini acciones que, consumen más tiempo estando en la cabeza, como bolo rumiado, que lo que en verdad nos tomaría realizarlas.
• Establecer una auto-recompensa al final de un período exitoso de aprovechamiento del tiempo: Algunos autores, proponen esto como un método de concentración total durante 45 minutos, sin tolerar, en la medida de lo posible, interrupciones, y durante los siguientes minutos, dedicarse a cuestiones distintas a la actividad realizada anteriormente. Es decir, establecer un reto personal, de dedicación total a una sola cosa durante un tiempo finito y preestablecido y, al finalizar, cambiar de actividad, tal vez, hacia una más placentera.
• Racionalizar las fuentes de información: Aquí, podríamos aplicar, – y de nuevo: en la medida de lo posible-, el principio de Pareto, a nuestras fuentes de información, es decir, identificar las “pocas fuentes” que me proveen de mucha información para eliminar las “muchas fuentes” que me proveen de muy poco. Es imposible conocer todo de todo – o simplemente, todo de una sola cosa- , y muchas veces el querer abarcar un tema de manera exhaustiva, nos puede llevar a la parálisis de acción o de decisión.
Así, pues, no está de más tratar de aplicar estas ideas, que pueden apoyar nuestros esfuerzos de productividad, para bien personal y empresarial. ¿Usted qué otra idea sugeriría?
Ricardo Cuéllar Espino, consultor de ADV consulting, es Ingeniero Industrial egresado del École Polytechnique de Montreal, Canadá. Con ADV consulting, ha colaborado en proyectos en 3 países.