Comúnmente se observa, sin importar el tamaño y antigüedad de la organización, la existencia de empleados que pasan horas frente a pilas de papel o frente a su computadora, puliendo datos brutos que, una vez afinados servirán para tomar decisiones de corto o largo alcance.
Este fenómeno laboral (omnipresente en esta era de imperfecta compenetración entre el humano y las máquinas) se repite constantemente, quemando una parte del tiempo útil del trabajador, en el que éste podría agregar mayor valor para la empresa si dedicara su inteligencia y talento a tareas más productivas o donde el juicio y talento humano, insustituible, se aplique. Es por eso que debe valorarse, por áreas o de manera general en una empresa, la pertinencia de informatizar ciertos procesos. Un análisis costo – beneficio será la base para la decisión de informatización.
Si la dirección de una empresa decide informatizar algún proceso en particular o todos los procesos de toda un área o de la empresa, difícilmente la decisión se limita a escoger y comprar un programa ya diseñado que responda perfectamente a las necesidades contempladas. Normalmente es necesaria la adaptación de los programas encontrados en el mercado (si el programa lo permite). En ocasiones, cuando las funcionalidades buscadas son aún más puntuales, se debe diseñar y programar un sotware a la medida, ya sea, por personal de la empresa o por medio de alguna empresa externa. Para poder optar por cualquiera de las dos posibilidades, se impone la necesidad de un conocimiento profundo de los requerimientos de la empresa y de las posibles soluciones.
Este conocimiento de requerimientos implica que se sepa claramente qué se espera del software en cuestión, así como la manera en que estas herramientas informáticas soportarán los procesos del área (ya sea, los procesos actuales o los procesos rediseñados para optimizar el funcionamiento del área). Es de crucial importancia que los programas informáticos sean completamente coherentes con los procesos humanos de la empresa y los flujos de información, para que estas herramientas potencialicen el desempeño, en lugar de representar una camisa de fuerza que modele el cómo debe funcionar la empresa, un lastre para el desarrollo de la empresa.
La informatización de un área o actividad en una empresa representa un trabajo exhaustivo, de largo aliento, que conviene anticipar y realizar de manera planeada y concienzuda. Todos lo sabemos: una computadora no puede tomar iniciativas que sustituyan al humano; sólo ejecuta cadenas codificadas de instrucciones, así sean correctas o erróneas, inteligentes o ilógicas.
En este esfuerzo de informatización, se debe implicar a un equipo multidisciplinario (programadores, líderes de procesos, usuarios) que contenga distintas perspectivas para aportar al análisis, al diseño y a la implantación del nuevo programa. Un diseño basado en una visión sesgada de la situación real, implicará la realización de un programa informático destinado a la inutilidad. Un buen diseño o adaptación, llevará a facilitar el trabajo a aquellos que pasan horas frente a pilas de documentos tratando de obtener el valioso número de entre miles de cifras, la valiosa frase de entre anaqueles de expedientes.
Ricardo Cuéllar Espino, consultor de ADV consulting, es Ingeniero Industrial egresado del École Polytechnique de Montreal, Canadá. Con ADV consulting, ha colaborado en proyectos en 3 países.